Hướng dẫn cách viết biên bản cuộc họp

Trong mỗi cơ quan doanh nghiệp nhà nước hay tư nhân thì viết biên bản cuộc họp công ty vô cùng quan trọng. Nắm được cách viết biên bản sẽ giúp cho công việc thư ký trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Nếu bạn là người thường xuyên viết biên bản cho các cuộc họp trong công ty thì bạn có thể tham khảo thông tin về cách viết biên bản cuộc họp trong bài viết dưới đây.

Biên bản cuộc họp công ty là gì?

Mẫu biên bản cuộc họp là một loại văn bản ghi chép lại những sự việc đang và đã xảy ra trong cuộc họp của các công ty, doanh nghiệp. Biên bản cuộc họp tuy không có hiệu lực pháp lý để thi hành nhưng biên bản cuộc họp để sử dụng làm bằng chứng hay chứng minh cho các thông tin, các quyết định trong toàn bộ cuộc họp.

Yêu cầu chung của một biên bản cuộc họp là phải mô tả lại các sự kiện, hiện tượng một cách cụ thể, kịp thời tại chỗ với đầy đủ chi tiết, tình tiết khách quan hoặc ý kiến của các bên có liên quan. Vì thế biên bản họp cần được trình này một cách khách quan, không đưa bất cứ bình luận thêm bới nào vào trong biên bản. Ngoài ra bố cục của biên bản cũng cần tuân thủ theo một hình thức nhất định về hình thức, cách trình bày nội dung và văn phong trong văn bản.

Cách viết mẫu biên bản cuộc họp công ty

Vai trò của biên bản cuộc họp

Mẫu biên bản cuộc họp công ty là loại văn bản ghi chép các sự kiện đang xảy ra trên thực tế. Vai trò của biên bản sẽ mô tả, phản ánh lại các sự kiện đang diễn ra một cách kịp thời, đầy đủ và chí tiết về mọi việc mà không cần thêm bớt. Nhờ đó các nội dung trong biên bản cuộc họp được đảm bảo vai trò cung cấp các thông tin làm cơ sở cho quyết định xử lý, chứng minh cho những điều đã diễn ra trong cuộc họp.

>> Biên bản cuộc họp thường do thư ký lãnh đạo chuẩn bị, hay có thể là nhân viên nhân sự. Bạn đọc có thể muốn tìm hiểu thêm về kế hoạch tuyển dụng nhân sự, để thật sự tuyển được ứng viên tốt, phù hợp với văn hóa công ty, làm cuộc họp thêm sôi nổi hơn vì những ý kiến đóng góp.

Yêu cầu cần có của biên bản cuộc họp

Trước tiên các số liệu được cung cấp trong biên bản phải là các số liệu trung thực, cụ thể chính xác nhất.

Ghi chép các thông tin, nội dung trong văn bản phải luôn trung thực, không suy diễn theo ý kiến chủ quan của người viết.

Nội dung đưa ra trong biên bản phải được viết ngắn gọn có trọng điểm và trọng tâm,

Các thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có chứng cứ chứng minh thì bạn phải có thêm phụ lục diễn giải). Để có độ tin cậy cao thì người viết biên bản sẽ là người trực tiếp ký đơn và đọc cho mọi người có mặt trong cuộc họp cùng nghe để sửa chữa lại một cách khách quan nhất.

Xây dựng bố cục biên bản cuộc họp công ty

Bố cục của mẫu biên bản họp công ty khá đơn giản khi viết biên bản cuộc họp bạn cần đáp ứng đầy đủ các nội dung như sau:

- Quốc hiệu, tiêu ngữ

- Tên văn bản cuộc họp và trích yếu nội dung

- Đề cập cụ thể về thời gian ngày, tháng, năm, giờ trong viên bản.

- Các thành phần tham dự để kiểm tra trong trường hợp bỏ phiếu bầu.

- Diễn biến của sự kiện thực tế cần được ghi lại một cách chân thật và đầy đủ nhất.

- Phần kết trong biên bản cuộc họp có ghi thời gian và lý do.

- Các thủ tục ký xác nhận của chủ tọa và thư ký, trong nhiều công ty thì thư ký chính là người duyệt và ký trực tiếp vào biên bản cuộc họp.

Phương pháp ghi chép biên bản cuộc họp hợp lý nhất

Trong các sự kiện trọng đại có tầm quan trọng xảy ra như đại hội trong công ty, các cuộc họp cổ đông, ký kết hợp đồng, bàn giao công tác, bàn giao tài sản,…của công ty thì trong mẫu biên bản cuộc họp công ty bạn cần ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết về tất cả các nội dung và tình tiết trong cuộc họp. Các lời nói quan trọng, các quyết định quan trọng bạn phải ghi nguyên văn, đầy đủ và yêu cầu người nói nghe lại và xác nhận từng trang trong biên bản cuộc họp.

Trong các sự kiện thông thường khác như biên bản cuộc họp công ty định kỳ, họp thảo luận các phương án, biện pháp để lựa chọn thfi bạn có thể sử dụng cách ghi nội dung tổng hợp. Có nghĩa trong biên bản chỉ cần ghi những nội dung quan trọng một cách nguyên văn còn các nội dung khác thì chỉ cần ghi một cách khái quát nhưng nội dung vẫn phải đảm bảo tính trung thực và không suy diễn chủ quan.

>> Trong cuộc họp, có thể đưa vào bảng chấm công làm thêm giờ để tuyên dương những cá nhân, có thành tích tốt, nỗ lực hết mình vì sứ mệnh của công ty.

Kết thúc phần biên bản cuộc họp bạn phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như thời gian bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm, kết thúc cuộc họp lúc mấy giờ. Đọc lại toàn bộ nội dung biên bản cuộc họp cho mọi người cùng nghe để bảo đảm biên bản phản ánh đúng sự thật. Để chắc chắn người thư ký sẽ lưu ý nên xin chữ ký cuẩ 2 ngườu để biên bản tạo được độ tin cậy cao nhất.

Với những thông tin chi tiết về cách viết biên bản cuộc họp công ty trên đây sẽ giúp cho công việc của người viết biên bản cuộc họp được dễ dàng và thuận tiện hơn  rất nhiều.